Bedarfserfassung & Markterkundung
Strukturiert den internen Bedarf erfassen und am Markt validieren, für das beste Ergebnis.
Leistungen
Was leistet Beschaffungsassistent?
Beschaffungsassistent ist eine modulare Arbeitsumgebung für öffentliche Beschaffung. Informationen aus den einzelnen Prozessschritten werden projektbezogen zusammengeführt, damit Teams schneller entscheiden und vergaberechtlich nachvollziehbar dokumentieren können.
Durchgängiger Projektkontext
Kontext, Unterlagen und Entscheidungen bleiben über alle Module hinweg konsistent.
KI-gestützte Unterstützung
Erstellung, Prüfung, Bewertung und Dokumentation werden fachlich begleitet und beschleunigt.
Revisionssichere Nachvollziehbarkeit
Dokumente, Kommunikation und Änderungen werden strukturiert zusammengeführt.
Module im Fokus
Die folgenden Module bilden den vollständigen Leistungsumfang für Ihren Vergabeprozess ab.
Bedarfserfassung
Unterstützt den internen Prozess zur strukturierten Bedarfsermittlung ohne Einfluss von Wirtschaftsteilnehmern.
Markterkundung
Geführte Anbieterrecherche mit Firmencards, Kontaktservice, Vergleichsanalysen und dokumentierbaren Ergebnissen.
Vergabeunterlagen
Werkbank für Bedarfserfassung und Dokumenterstellung mit Editor, Versionierung und Exportfunktionen.
Vergaberecht
Kontextbezogene Orientierung zu VgV, UVgO, VOB/A und Dokumentation rechtlicher Fragestellungen.
Direktauftrag
Angebotsanfragen, Angebotsvergleich, Auftragsschreiben und Beauftragung in einem geführten Prozess.
Vergabe
Unterstützt das Vergabeverfahren von Verfahrenswahl und Bekanntmachung bis Kommunikation, Angebotsphase, KI-Prüfung, Wertung und Abschluss.
Vergabeakte
Wird aus den Modulen organisch gespeist, sodass eine möglichst automatisierte und vollständige Dokumentation entsteht.
Vertragsmanagement
Verträge automatisch aus Vergaben anlegen, Fristen verwalten, Bedarfe gegen bestehende Verträge prüfen, Nachtragsmanagement u.v.w.
Meeting-Modus
Interne Abstimmungen, Präsentationen und Verhandlungen werden transkribiert, zusammengefasst und in Folgeprozesse überführt.
Welche Dokumententypen können erstellt werden?
Im Modul Vergabeunterlagen werden die zentralen Dokumenttypen für Vorbereitung, Durchführung und Nachweisführung erstellt und gepflegt.
Leistungsdokumente
- Leistungsbeschreibung
- Leistungsverzeichnis
- Preisblätter
Kriterien & Wertung
- Eignungskriterien
- Zuschlagskriterien
- Wertungsmatrix
Formulare & Bedingungen
- Eigenerklärungen
- Vertragsbedingungen
- VHB-Formulare (inkl. Formblatt 124)
Exportformate
- DOCX
- XLSX und GAEB
So greifen die Module im Prozess ineinander
Bedarf intern klären
Die Bedarfserfassung definiert Ziele, Muss-Kriterien und Rahmenbedingungen als belastbare Grundlage.
Markt strukturiert einbeziehen
Die Markterkundung dokumentiert Anbieterinformationen, Rückläufe und Vergleichsergebnisse nachvollziehbar.
Unterlagen & Recht absichern
Vergabeunterlagen und Vergaberecht arbeiten zusammen, damit Inhalte fachlich belastbar und rechtlich einordbar sind.
Direktauftrag oder Vergabeverfahren steuern
Von Angebotsanfrage oder Bekanntmachung bis Kommunikation, Angebotsprüfung, KI-gestützter Wertung und Abschluss.
Vergabeakte automatisch aufbauen
Dokumente, Entscheidungen und Meeting-Ergebnisse fließen in eine vollständige vergaberechtliche Dokumentation.
Vertragsmanagement
Vertragsbedingungen, Kontingente und Fristen automatisch im Blick behalten und das Beste, aus den geschlossenen Verträgen herausholen.
Sicherheit & Datenschutz
DSGVO-konforme Verarbeitung
Klare Datenschutzprozesse für Chat, Uploads, Meeting-Inhalte und prozessbezogene Dokumentation.
EU-Hosting & AVV
Datenhaltung in Europa mit geregelter Auftragsverarbeitung und klaren Verantwortlichkeiten.
Rollen, Freigaben, Protokollierung
Granulare Rechte sowie nachvollziehbare Änderungs- und Freigabehistorie über den gesamten Vorgang.
4-Augen-Prinzip in kritischen Phasen
Unterstützung von Freigabemechanismen, etwa bei Angebotsöffnung und sensiblen Verfahrensschritten.
KI-Transparenz
KI-gestützte Inhalte bleiben als Vorschläge oder Entwürfe erkennbar. Hinweise zu Einsatz, Grenzen und menschlicher Prüfung sind transparent dokumentiert.
Menschliche Kontrolle
Entscheidungen über Bedarf, Verfahren, Zuschlag oder Vertrag dürfen nicht ausschließlich auf KI-Ausgaben gestützt werden; Prüfung und Freigabe bleiben in menschlicher Verantwortung.