Hilfe für den gesamten Beschaffungsprozess

Support

Hier finden Sie einen öffentlichen Überblick über den Beschaffungsassistenten, Antworten auf häufige Fragen und den direkten Zugang zum Hilfe-Chat.

  • Module von Bedarf und Markterkundung bis Vertrag und Folgebedarf einordnen.
  • Verfahrensabdeckung, KI-Unterstützung und Zusammenspiel der Funktionen verstehen.
  • Nach der Anmeldung auf detaillierte Leitfäden, Bedienhinweise sowie Tipps zugreifen.
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Orientierung

Ein Prozess, verbundene Module

Projekt-, Beschaffungs-, Los-, Anbieter-, Dokument- und Vertragsinformationen werden im berechtigten Kontext weiterverwendet.

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Modulübersicht

Vom Bedarf bis zum Folgebedarf

Der Beschaffungsassistent ist als durchgängige Arbeitsumgebung aufgebaut. Die folgenden Funktionsbereiche greifen über einen gemeinsamen Projekt- und Beschaffungskontext ineinander.

  1. 1

    Einstieg und Steuerung

    Dashboard, Projekt-Hub und Bedarfserfassung

    Projekte, Beschaffungen, Lose, Zuständigkeiten, Fristen und Bedarfe bilden den Ausgangspunkt für die nachfolgenden Schritte.

    • Dashboard
    • Projekt-Hub
    • Bedarfserfassung
  2. 2

    Markt und Vorbereitung

    Markterkundung und Firmendatenbank

    Marktinformationen, Anbieter, Quellen und erkannte Anforderungen können strukturiert erfasst und für die weitere Beschaffung bereitgestellt werden.

    • Markterkundung
    • Firmendatenbank
  3. 3

    Unterlagen und Rechtskontext

    Vergabeunterlagen, Vorlagen und vergaberechtliche Informationen

    Bedarf und Marktwissen unterstützen die Erstellung und Prüfung von Unterlagen. Rechtliche Hinweise bleiben nachvollziehbare Assistenz und ersetzen keine fachliche Entscheidung.

    • Vergabeunterlagen
    • Vorlagen
    • Vergaberecht
  4. 4

    Verfahren und Veröffentlichung

    Direktauftrag, Vergabeverfahren und eForms-DE

    Nationale und EU-weite Verfahren werden von der Vorbereitung über Kommunikation und Angebote bis zum Abschluss unterstützt. Direktaufträge werden in einem eigenen Modul bearbeitet.

    • Direktauftrag
    • Vergabemodul
    • eForms-DE
    • Anbieterportal
  5. 5

    Akte und Zusammenarbeit

    Vergabeakte, Kalender, Teamboard, Freigaben und Meetings

    Dokumente, Ereignisse, Prüf- und Freigabestatus sowie Abstimmungen werden projektbezogen zusammengeführt und nachvollziehbar gehalten.

    • Vergabeakte
    • Kalender
    • Teamboard
    • Freigaben
    • Meetings
    • Community
  6. 6

    Nach Zuschlag

    Vertrags- und Lieferantenmanagement

    Verträge, Fristen, Abrufe, Nachträge sowie Lieferanten- und Leistungswissen unterstützen die operative Vertragsphase und künftige Bedarfe.

    • Vertragsmanagement
    • Nachtragsmanagement
    • Lieferantenmanagement
    • Folgebedarf

Häufige Fragen

Produkt und Zusammenspiel

Welche Module gibt es insgesamt und wie greifen sie ineinander?

Die Plattform umfasst Einstieg und Steuerung, Bedarfserfassung, Markterkundung, Firmendatenbank, Vergabeunterlagen, Vorlagen und Rechtsinformationen, Direktauftrag und Vergabeverfahren mit eForms-DE, Vergabeakte und Zusammenarbeit sowie Vertrags-, Nachtrags- und Lieferantenmanagement. Anbieterportal, Angebotsarbeitsplatz und Organisationsfunktionen ergänzen den Prozess.

Die Module nutzen – abhängig von Rolle und Berechtigung – einen gemeinsamen Projekt- und Beschaffungskontext. Dadurch können etwa Bedarfe, Anbieter-, Los-, Dokument-, Termin- und Vertragsinformationen in nachfolgenden Prozessschritten weiterverwendet werden.

Benötige ich besondere Vorkenntnisse?

Nein. Die Arbeitsabläufe sind für die wiederkehrende Beschaffungsarbeit strukturiert. Vergaberechtliche und organisationsinterne Entscheidungen bleiben dennoch bei den zuständigen fachkundigen Personen.

Warum sehe ich nicht alle Module oder Funktionen?

Sichtbare Funktionen hängen unter anderem von Paket, Organisationsrolle, Modulrecht, Projektzugriff und Verfahrensstatus ab. Ihre Administration kann Rollen und Zugänge organisationsbezogen verwalten.

Vergabeverfahren und eForms

Welche Verfahrensarten werden im Vergabemodul abgebildet?

Das Vergabemodul bildet sämtliche nationalen und EU-weiten Verfahrensarten aus VgV, SektVO, VSVgV einschließlich VOB/A VS, KonzVgV, VOB/A Abschnitt 2, UVgO und VOB/A Abschnitt 1 ab. Dazu gehören unter anderem offene und nicht offene Verfahren, öffentliche und beschränkte Ausschreibungen, Verhandlungsverfahren beziehungsweise Verhandlungsvergaben, wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft und dynamische Beschaffungssysteme.

Der vollständige, nach Vergabeordnung gegliederte Verfahrenskatalog ist nach der Anmeldung im Leitfaden zum Vergabemodul verfügbar.

Werden nationale und EU-weite Bekanntmachungen sowie eForms-DE unterstützt?

Ja. Öffentliche Verfahren können im Anbieterportal bereitgestellt und als nationale beziehungsweise EU-weite Bekanntmachung im vorgesehenen eForms-DE-Prozess validiert und veröffentlicht werden. Nicht öffentliche Verfahren sind nur für eingeladene Unternehmen zugänglich.

Wo werden Direktaufträge bearbeitet?

Direktaufträge werden in einem eigenen Modul bearbeitet. Ergebnisse und Dokumentation können in den gemeinsamen Projektkontext und die Vergabeakte einfließen.

Markterkundung und KI-Unterstützung

Wie funktioniert der weitestgehend autonome Markterkundungs-Agent?

Der optionale Agentenmodus strukturiert die Markterkundung schrittweise: Er unterstützt bei Recherche, Anbietersuche, Vorauswahl, Materialanalyse, Vergleichen und Dokumentation. Dabei arbeitet er auf Basis des Projektkontexts und macht Ergebnisse, Quellen, offene Punkte und nächste Schritte nachvollziehbar.

„Weitestgehend autonom“ bedeutet nicht entscheidungsautonom: Longlist, Shortlist, Kontaktaufnahme, fachliche Bewertung und weitere wesentliche Schritte werden von berechtigten Personen geprüft und freigegeben.

Trifft die KI rechtliche, Eignungs- oder Zuschlagsentscheidungen?

Nein. KI-Funktionen recherchieren, strukturieren, erstellen Entwürfe, vergleichen Informationen und zeigen Prüfbedarf auf. Rechtliche, Eignungs-, Ausschluss-, Wertungs-, Zuschlags-, Vertrags-, Lieferantensperr- und Budgetentscheidungen verbleiben bei den zuständigen Personen.

Können Ergebnisse der Markterkundung später weiterverwendet werden?

Ja. Anbieter-, Quellen-, Anforderungs- und Dokumentationswissen kann im berechtigten Projektkontext für Bedarf, Vergabeunterlagen, Vergabeverfahren und Lieferantenmanagement nutzbar gemacht werden. Sensible Daten bleiben rollen- und organisationsgebunden.

Daten, Exporte und Zugang

Welche Daten darf ich hochladen?

Laden Sie nur Daten hoch, die für den jeweiligen Beschaffungs-, Anbieter- oder Vertragsprozess erforderlich sind. Unnötige personenbezogene, vertrauliche oder besonders schutzbedürftige Daten sollten vermieden werden. Weitere Informationen finden Sie unter Datenschutz und in der AVV-Anlage.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Produktivdaten der Kernsysteme werden in europäischen Regionen verarbeitet, insbesondere in Frankfurt am Main. Je nach eingesetztem Dienst können technische Meta- oder Versanddaten auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Maßgeblich sind die aktuellen Angaben unter Datenschutz und in der AVV-Anlage.

Welche Exporte stehen zur Verfügung?

Exportformate sind vom jeweiligen Modul und Inhalt abhängig. Angeboten werden unter anderem PDF, DOCX, XLSX, GAEB oder gebündelte Dokumentpakete. Die konkret verfügbaren Formate werden im jeweiligen Arbeitskontext angezeigt.

Werden SSO und Integrationen unterstützt?

Organisationsfunktionen sehen SSO und freigegebene Integrationen vor. Verfügbarkeit und Konfiguration hängen vom vereinbarten Paket und der Organisationsumgebung ab. Detailinformationen erhalten angemeldete Nutzer beziehungsweise Ihre Administration.

Kann ich den Beschaffungsassistenten testen und wo finde ich Detailinformationen?

Ja. Der Beschaffungsassistent kann 14 Tage kostenfrei getestet werden; Einzelheiten finden Sie unter Preise. Detaillierte Leitfäden, Funktionsbeschreibungen, Bedienhinweise sowie Tipps sind nach der Anmeldung auf dieser Seite verfügbar.

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Teilen Sie uns mit, welcher zusätzliche Funktionsumfang Ihre Beschaffungsarbeit unterstützen würde. Jeder Vorschlag wird geprüft; eine Umsetzung oder ein bestimmter Zeitpunkt kann daraus nicht zugesagt werden.

Name, Organisation und Kontaktdaten sind optional. Bitte übermitteln Sie keine vertraulichen Verfahrens- oder Angebotsdaten.

So wird Ihr Vorschlag behandelt

  • Wir ordnen den Vorschlag einem Prozessschritt und den betroffenen Modulen zu.
  • Wir prüfen Nutzen, Machbarkeit, Datenschutz, Rechte und Nachvollziehbarkeit.
  • Eine Kontaktaufnahme erfolgt nur, wenn Rückfragen erforderlich und Kontaktdaten vorhanden sind.
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